Arbeitszeugnisse heute: Pflicht, Bedeutung

Kaum ein Dokument im deutschen Berufsleben ist so gesetzlich geregelt – und gleichzeitig so interpretationsbedürftig – wie das Arbeitszeugnis. Zwischen codierter Sprache, rechtlicher Absicherung und wachsender Digitalisierung stellt sich längst die Frage: Wie relevant ist es heute noch für deine Karriere? Und worauf solltest du achten, wenn du eines verfasst, liest oder einforderst? Dr. Marion Welp, Chief HR & Legal Affairs Executive, erfahrene Arbeitsrechtlerin und langjährige Sparringspartnerin für Führungskräfte, ordnet das Thema im Kontext der heutigen Arbeitswelt ein – praxisnah und mit einem klaren Blick für das, was wirklich zählt.

Was ist ein Arbeitszeugnis – und warum spielt es in Deutschland so eine große Rolle?

Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern ist das Arbeitszeugnis in Deutschland kein freiwilliges Empfehlungsschreiben, sondern eine rechtlich verankerte Pflicht. Jeder Arbeitnehmer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis – wohlwollend formuliert, aber gleichzeitig der Wahrheit verpflichtet.

„Das Arbeitszeugnis in Deutschland ist eine sehr durchregulierte Sache. Es gibt keinen Satz, zu dem es nicht schon eine Rechtsprechung gibt.“ Dr. Marion Welp

Das macht Arbeitszeugnisse zu juristischen Dokumenten mit Interpretationsspielraum – besonders in Hinblick auf die sogenannte Zeugnissprache.

Was steht drin – und was steckt wirklich dahinter?

Ein strukturiertes Arbeitszeugnis folgt einem gängigen Aufbau:

Vorstellung des Unternehmens
Beschreibung der Position
Auflistung der Tätigkeiten
Leistungsbeurteilung
Sozialverhalten
Schlussformel

Doch: Nicht nur der Inhalt zählt, sondern auch das, was zwischen den Zeilen mitschwingt. Zahlreiche arbeitsgerichtliche Urteile haben die Ausdrucksweise stark vereinheitlicht – und genau deshalb lohnt ein kritischer Blick auf einzelne Formulierungen.

„Jede beste Eigenschaft ist gleichzeitig auch die schlechteste. Wo Licht ist, ist auch Schatten.“ Dr. Marion Welp

Ein fehlendes „weiterhin“ in der Floskel „viel Erfolg – privat wie beruflich“ etwa, kann schnell negativ gedeutet werden. Ebenso ist es auffällig, wenn in der Bewertung des Sozialverhaltens ein Kreis – etwa Kunden – nicht genannt wird. Selbst die Kürze eines Zeugnisses kann ein stilles Warnsignal sein, muss es aber nicht.

„Die Arbeitsgerichte sind gut beschäftigt – denn hinter jeder Zeile, hinter jedem Wort, steckt ein potenzieller Geheimcode.“ Dr. Marion Welp

Gerade die Schlussformeln sind dabei besonders heikel. Beispiele:

„Wir bedanken uns für die stets sehr gute Zusammenarbeit.“ – fehlt diese, kann das als Kritik gelesen werden.
„Er verlässt uns auf eigenen Wunsch.“ – deutet auf eine freiwillige Trennung hin.

Fehlt jede emotionale Komponente – etwa Bedauern oder Dank –, wird der Ton schnell kühl und distanziert. Auch die Frage, wer das Zeugnis unterschreibt, ist nicht unerheblich: Steht nur die HR-Abteilung darunter oder die Geschäftsführung? In größeren Unternehmen kann das einfach eine Frage der Zuständigkeit sein – in kleineren Betrieben aber auch ein Zeichen von Anerkennung oder eben Distanz.

Ist ein Arbeitszeugnis heute noch relevant?

Die Einschätzung von Dr. Marion Welp ist differenziert: Auf dem Papier hat das Zeugnis weiterhin eine wichtige Rolle – vor allem in Konzernstrukturen. In der Praxis wird es aber oft von anderen Faktoren überlagert.

„Gerade in den letzten Jahren ist der Stellenwert von Arbeitszeugnissen gesunken. Zugenommen haben Referenzen. Das hat auch einen Grund: Ein befriedigendes Zeugnis für alle Beteiligten gibt es fast gar nicht mehr.“ Dr. Marion Welp

Besonders auf Führungsebene und im internationalen Kontext zählen persönliche Empfehlungen inzwischen mehr. Viele Unternehmen setzen heute verstärkt auf Referenzen – etwa durch direkte Gespräche mit ehemaligen Kollegen oder Vorgesetzten.

Mitschicken – ja oder nein?

Die klare Empfehlung: Immer mitschicken, wenn ein Arbeitszeugnis vorhanden ist – auch wenn es nicht perfekt ist. Ein echtes, vielleicht etwas holpriges Zeugnis sagt oft mehr aus als ein glatt gebügelter Standardtext.

„Wenn kein Zeugnis beigelegt ist, fragt man sich schnell: Warum nicht?“ Dr. Marion Welp

Auch Zwischenzeugnisse solltest du dir regelmäßig einholen, empfiehlt die Expertin – insbesondere bei einem Vorgesetztenwechsel. Ist der neue Chef später der Grund für eine Kündigung, könnte das finale Zeugnis entsprechend kritischer ausfallen. Wer sich dann frühzeitig ein Zwischenzeugnis gesichert hat oder auf eine Referenz des vorherigen Vorgesetzten zurückgreifen kann, schafft sich eine wertvolle Absicherung.

Zeugnisse als Teil der Verhandlung

In Trennungsprozessen – etwa bei Aufhebungsverträgen – gewinnen Arbeitszeugnisse nochmals an Bedeutung. Sie sind oft Teil der Verhandlungsmasse und können individuell abgestimmt werden.

„In bestimmten Fällen wird das Zeugnis zunächst vom Arbeitnehmer formuliert – der Arbeitgeber darf anschließend nur solche Änderungen vornehmen, für die ein erheblicher sachlicher Grund vorliegt.“ Dr. Marion Welp

Gibt es Alternativen zum Arbeitszeugnis?

Ja – und sie gewinnen an Bedeutung. Besonders auf C-Level und im internationalen Umfeld zählen Referenzen, persönliche Netzwerke und dokumentierte Projekterfolge oft mehr als klassische Zeugnisse. Mit einer sorgfältigen Sammlung aussagekräftiger Dokumente lässt sich die Bedeutung formaler Arbeitszeugnisse deutlich relativieren. Ob Projektberichte, Feedback-E-Mails, Präsentationen oder persönliche Referenzgeber – wer diese frühzeitig dokumentiert, macht sich unabhängiger vom offiziellen Zeugnisprozess.

Künstliche Intelligenz – Hoffnungsträger oder Standardverstärker?

Durch die starke Normierung ist das klassische Arbeitszeugnis heute oft kaum noch aussagekräftig. Hier könnte KI ein Mittelweg sein – vorausgesetzt, sie wird klug eingesetzt.

„Ein klar strukturiertes und aussagekräftiges Arbeitszeugnis ist nach wie vor wichtig. Gerade in solchen Fällen würde ich auf den Einsatz von KI zurückgreifen – vorausgesetzt, sie ist mit den relevanten Inhalten und Kontextinformationen sinnvoll trainiert.“ Dr. Marion Welp

KI kann helfen, Zeugnisse zu analysieren, Formulierungen zu bewerten oder passgenau zu erstellen – vor allem dann, wenn Arbeitnehmer selbst die erste Version verfassen. Doch: Das Menschliche, das Emotionale, das Persönliche – das bleibt unersetzlich.

Zwischen Formalität und Persönlichkeit: Die neue Rolle des Arbeitszeugnisses

Das Arbeitszeugnis wird nicht verschwinden – aber seine Rolle verändert sich. In einer dynamischen Arbeitswelt mit häufigen Wechseln und wachsendem Fokus auf Authentizität verliert das stark regulierte Dokument an individueller Aussagekraft. Während es in Konzernen weiterhin als rechtliche Absicherung dient, gewinnen persönliche Referenzen, direkte Gespräche und greifbare Arbeitsergebnisse zunehmend an Bedeutung. Wer das Arbeitszeugnis heute strategisch einsetzt und gleichzeitig alternative Wege der Selbstdarstellung nutzt, kann sich wirkungsvoller und glaubwürdiger positionieren. Dr. Marion Welp, LL.M (Att. at Law N.Y.) Chief HR & Legal Affairs Executive | Supervisory Board Member | Coach Dr. Marion Welp ist international erfahrene HR- und Rechtsexpertin mit besonderem Fokus auf Business Transformation, Leadership & Cultural Change. Als zertifizierter Coach und langjähriges Mitglied in Executive Boards begleitet sie Unternehmen in komplexen Change-Prozessen und steht Führungspersönlichkeiten als Sparringspartnerin zur Seite – mit tiefem Verständnis für Personalrecht, Unternehmenskultur und Menschen.

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